Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Stand: 12. November 2026

Dieser Vertrag regelt nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wie wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, wenn Sie Feinsaldo nutzen. Er ergänzt die AGB. Sie schließen ihn in der Anwendung ab, wenn Sie Ihr Konto anlegen und Ihre E-Mail-Adresse bestätigen; für ein Konto, das vorher angelegt wurde, schließt ihn ein Inhaber bei der nächsten Anmeldung ab. Welche Fassung gilt, sehen Sie in der Anwendung unter „Konto“, wo Sie den Vertrag jederzeit als PDF herunterladen können.

§ 1 Parteien, Gegenstand und Dauer

Auftraggeber und Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind Sie als Kunde. Auftragnehmer und Auftragsverarbeiter sind wir:

Atrium
Oved Sablan
Ravelstr. 9
15831 Blankenfelde-Mahlow

Gegenstand ist die Verarbeitung der Daten, die Sie in Feinsaldo hochladen oder eingeben, um daraus Dateien für DATEV zu erstellen. Der Vertrag gilt, solange Sie Feinsaldo nutzen. Für Daten, die danach noch in Sicherungskopien enthalten sind (§ 10), gilt er fort, bis auch diese gelöscht sind.

Für die Daten Ihres Kontos, zum Beispiel E-Mail-Adressen und Anmeldungen der Mitglieder, sind wir selbst Verantwortlicher. Dafür gilt die Datenschutzerklärung, nicht dieser Vertrag.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Daten und Betroffene

Zweck: Wir lesen die Exporte von Plattformen, über die Sie oder Ihre Mandanten Umsätze erzielen (etwa für Vermietung, Verkauf, Lieferungen, Fahrten oder Zahlungen), die Sie hochladen, teilen jede Auszahlung je Vorgang auf, stimmen sie ab, erstellen daraus die Datei für DATEV mit einer Zusammenfassung und speichern die hochgeladenen und die erstellten Dateien für die Zeit, die auf der Seite Datenschutz und Sicherheit für Kanzleien in Abschnitt 5 steht.

Arten von Daten:

• der Inhalt der hochgeladenen Exporte: Vorgangs- und Auszahlungsnummern, Datumsangaben, der Status des Vorgangs, Beträge und Währung, außerdem, was die Plattform sonst in die Datei schreibt, zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften Dritter, etwa von Gästen, Kunden oder Fahrgästen;
• die Angaben zu Ihren Mandanten: Name, Berater- und Mandantennummer, die Angaben, wie gebucht wird, und die Kontenzuordnung;
• die erstellten Dateien und ihre Zusammenfassung;
• Rückmeldungen, die Sie mit „Feedback senden“ schreiben, mit Bildern. Ein Bild (Screenshot) kann personenbezogene Daten Dritter zeigen, etwa Ihrer Mandanten oder Kunden, auch wenn es vorher geschwärzt werden soll. Wir speichern diese Bilder getrennt von den Exporten, öffnen sie nur im Betrieb zur Beantwortung Ihrer Rückmeldung, geben sie nicht weiter und werten sie nicht mit KI aus. Sie werden nach den Fristen auf der Seite Datenschutz und Sicherheit für Kanzleien in Abschnitt 5 gelöscht;
• Antworten auf Umfragen in der Anwendung, mit Bildern. Text und Bild (Screenshot) können personenbezogene Daten Dritter zeigen, auch wenn sie vorher geschwärzt werden sollen. Wir speichern diese Bilder getrennt von den Exporten, lesen die Antworten nur im Betrieb, um Feinsaldo zu verbessern und bei Ihnen nachzufragen, geben sie nicht weiter und werten sie nicht mit KI aus. Sie werden nach den Fristen auf derselben Seite in Abschnitt 5 gelöscht.

Aus den Exporten übernehmen wir nur, was die Buchhaltung braucht. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften Dritter werden beim Einlesen verworfen und nicht gespeichert; sie stehen nur in der hochgeladenen Datei selbst. Von einem abgelehnten Upload halten wir außerdem fest, was in Anlage 1 unter „Zugriff des Betreibers“ steht.

Abgelehnte Uploads: Die Datei eines abgelehnten Uploads speichern wir so, wie sie hochgeladen wurde, mit allen Daten darin, und löschen sie nach der Frist, die auf der Seite Datenschutz und Sicherheit für Kanzleien in Abschnitt 5 steht. Zweck ist allein, den Fehler in dieser Datei zu finden, wenn Sie uns darum bitten: Öffnen darf sie nur der Auftragnehmer als Betreiber, und nur nachdem das Mitglied, das sie hochgeladen hat, sie in der Anwendung an den Support freigegeben hat; er sieht sie in der Verwaltung an und lädt sie nicht herunter. Ohne Freigabe öffnet sie niemand. Jede Freigabe und jedes Öffnen wird festgehalten.

Betroffene Personen: Dritte, deren Vorgänge in den Exporten stehen, etwa Gäste, Kunden oder Fahrgäste, und Ihre Mandanten oder Auftraggeber, soweit sie natürliche Personen sind.

§ 3 Ihre Weisungen

Wir verarbeiten die Daten nur nach Ihrer dokumentierten Weisung. Ihre Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB und das, was Sie und Ihre Mitglieder in der Anwendung tun, zum Beispiel eine Datei hochladen, eine Datei erstellen, einen Mandanten oder das Konto löschen. Weitere Weisungen erteilen Sie in Textform an kontakt@feinsaldo.de.

Sind wir der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, teilen wir Ihnen das unverzüglich mit und führen sie nicht aus, bis Sie sie bestätigt oder geändert haben.

Verpflichtet uns ein Gesetz zu einer anderen Verarbeitung, teilen wir Ihnen das vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.

Wir verwenden die Daten für keinen eigenen Zweck. Wir verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie nicht an KI-Werkzeuge weiter.

§ 4 Vertraulichkeit

Zugang zu den Daten erhalten nur Personen, die ihn für den Betrieb von Feinsaldo brauchen und die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegen. Die Verpflichtung gilt über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus.

Unterliegen Sie einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht, gilt außerdem unsere Verschwiegenheitsverpflichtung.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die in Anlage 1 stehen. Wir können sie ändern, wenn das Schutzniveau dabei nicht sinkt. Eine wesentliche Änderung teilen wir Ihnen mit.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

Sie sind damit einverstanden, dass wir die Unterauftragsverarbeiter einsetzen, die in Anlage 2 stehen.

Wollen wir einen weiteren einsetzen oder einen ersetzen, teilen wir Ihnen das mindestens vier Wochen vorher per E-Mail mit; vor Ablauf dieser Zeit setzen wir ihn nicht ein. Sie können in dieser Zeit widersprechen. Finden wir dann keine Lösung, können Sie den Vertrag beenden, indem ein Inhaber das Konto löscht, und wir können ihn nach den AGB kündigen.

Wir setzen einen Unterauftragsverarbeiter nur ein, wenn mit ihm ein Vertrag besteht, der ihm Pflichten auferlegt, die denen dieses Vertrags entsprechen. Erfüllt er seine Pflichten nicht, haften wir Ihnen dafür wie für eigenes Handeln.

§ 7 Rechte der betroffenen Personen

Wendet sich eine betroffene Person mit einer Anfrage zu ihren Daten an uns, leiten wir die Anfrage unverzüglich an Sie weiter und beantworten sie nicht selbst.

Wir unterstützen Sie dabei, solche Anfragen zu erfüllen. Einen Mandanten und das Konto löschen Sie in der Anwendung selbst; eine einzelne Datei lässt sich dort nicht löschen, sie wird nach ihrer Frist und mit dem Konto gelöscht. Brauchen Sie darüber hinaus unsere Hilfe, schreiben Sie uns.

§ 8 Unterstützung bei Ihren Pflichten

Wir unterstützen Sie mit den Angaben, die uns vorliegen, bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und bei der Abstimmung mit der Aufsichtsbehörde (Art. 32 bis 36 DSGVO).

§ 9 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wird uns eine Verletzung des Schutzes Ihrer Daten bekannt, teilen wir Ihnen das unverzüglich per E-Mail an die Adressen der Inhaber Ihres Kontos mit. Die Mitteilung nennt, soweit wir es wissen: was geschehen ist, welche Daten und wie viele Personen ungefähr betroffen sind, welche Folgen wahrscheinlich sind und was wir getan haben oder vorschlagen. Was wir erst später erfahren, reichen wir nach.

§ 10 Löschung und Rückgabe

Solange der Vertrag läuft, laden Sie die erstellten Dateien in der Anwendung herunter; hochgeladene und erstellte Dateien werden nach den Fristen gelöscht, die auf der Seite Datenschutz und Sicherheit für Kanzleien in Abschnitt 5 stehen.

Der Vertrag endet, wenn ein Inhaber das Konto löscht. Kündigen wir nach den AGB, löscht ein Inhaber das Konto vor Ablauf der Kündigungsfrist. Beim Löschen des Kontos werden sofort alle gespeicherten Dateien gelöscht und die Namen und Nummern der Mandanten überschrieben. Angaben, die weder zu Ihnen noch zu Ihren Mandanten führen, bleiben gespeichert, zum Beispiel Anzahl und Summen der Konvertierungen. In den Sicherungskopien der Datenbank können gelöschte Daten noch so lange enthalten sein, wie die Sicherungskopien aufbewahrt werden; auch diese Frist steht auf der genannten Seite. Eine Rückgabe über das Herunterladen hinaus gibt es nicht.

§ 11 Nachweise und Überprüfungen

Wir geben Ihnen die Auskünfte, die Sie brauchen, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen. Sie können die Einhaltung selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer überprüfen, nach Ankündigung mit angemessener Frist und ohne den Betrieb zu stören. Die Überprüfung erfolgt anhand unserer Auskünfte und Unterlagen. Die Rechenzentren betreibt IONOS; eine Besichtigung dort können wir nicht ermöglichen.

Feinsaldo trägt kein Zertifikat und kein Prüfzeichen.

§ 12 Haftung

Für die Haftung zwischen uns gelten die AGB. Die Rechte betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt.

§ 13 Schlussbestimmungen

Geht es um den Schutz personenbezogener Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, geht dieser Vertrag den AGB vor. Änderungen dieses Vertrags teilen wir Ihnen mit, wie es die AGB für ihre eigenen Änderungen vorsehen; eine Änderung zu Ihrem Nachteil gilt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen wirksam.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Zahlen zu Passwörtern, Anmeldung und Speicherdauer stehen auf der Seite Datenschutz und Sicherheit für Kanzleien in den Abschnitten 5 und 8.

Zugang und Berechtigungen

• Jedes Mitglied meldet sich mit einer eigenen E-Mail-Adresse und einem eigenen Passwort an. Für ein neues Passwort gelten eine Mindestlänge und Regeln für seine Zusammensetzung.
• Passwörter speichern wir ausschließlich als nicht umkehrbaren Hashwert.
• Nach mehreren falschen Passwörtern pausiert die Anmeldung für diese E-Mail-Adresse. Eine Anmeldung endet nach einigen Stunden von selbst.
• Jedes Mitglied kann eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App einschalten; dann reicht das Passwort allein nicht. Hat ein Mitglied Gerät und Wiederherstellungscodes verloren, setzt der Auftragnehmer sie auf dessen Bitte zurück, erst nachdem er sich vergewissert hat, dass die Bitte von diesem Mitglied kommt, und nur über einen Link, den die Anwendung ihm per E-Mail schickt; das Zurücksetzen wird festgehalten.
• Ein Mitglied sieht nur die Daten des eigenen Kontos. Was es dort darf, bestimmt eine von vier Rollen.

Trennung

• Die Daten jedes Kontos sind von denen aller anderen Konten getrennt: Was ein Mitglied abruft, ist auf sein eigenes Konto beschränkt. Über Konten hinweg liest in der Anwendung nur die Verwaltung des Betreibers (siehe unten).

Übertragung und Speicherung

• Die Anwendung ist nur über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) erreichbar.
• Die gespeicherten Dateien sind verschlüsselt und nicht öffentlich erreichbar. Die Datenbank ist nur aus dem privaten Netz der Anwendung erreichbar.

Datensparsamkeit

• Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften Dritter werden beim Einlesen verworfen und nicht gespeichert.
• Hochgeladene und erstellte Dateien werden nach festen Fristen automatisch gelöscht.
• Die Anwendung nutzt keinen Dienst zur Fehleranalyse, kein Tracking und keine Inhalte anderer Anbieter.

Zugriff des Betreibers

• Für Betrieb und Support gibt es eine Verwaltung, die liest. Ändern kann der Auftragnehmer dort nur: Adressen zur Pilotphase einladen, in der Pilotphase neue Konten freischalten oder Anfragen ablehnen, Mitteilungen veröffentlichen, Umfragen schreiben, senden und beenden, den Stand einer Rückmeldung setzen, die Bestätigungs-E-Mail an eine Adresse erneut senden, die noch nicht bestätigt ist, ein Konto deaktivieren und wieder aktivieren (die Mitglieder können sich dann nicht anmelden; Daten und Dateien bleiben bis zu ihren Fristen erhalten), einem Konto Guthaben hinzufügen und eingefrorenes Pilotguthaben freigeben. Für das erneute Senden, das Deaktivieren und Aktivieren und das Guthaben gibt der Auftragnehmer sein Passwort noch einmal ein, und es wird festgehalten, wer es wann getan hat, an welchem Konto und, wo einer verlangt wird, mit welchem Grund. Die Verwaltung kann Konten nach einem Teil einer E-Mail-Adresse oder des Firmennamens durchsuchen und bei einem Konto die Domain der Adresse mit den Adressen der Mitglieder freigeschalteter Konten vergleichen; gespeichert wird dabei nichts. Sie zeigt keine Inhalte von Dateien, keine Mandantennamen, keine Beträge und keine Kontenzuordnungen, und dort lässt sich keine Datei herunterladen. Ausnahmen sind die Spaltenüberschriften eines abgelehnten Uploads, wenn dessen erste Zeile als Kopfzeile erkennbar ist, und die Datei eines abgelehnten Uploads, die ein Mitglied selbst an den Support freigegeben hat (§ 2): Sie lässt sich dort ansehen, solange sie gespeichert ist, aber nicht herunterladen, und jedes Ansehen wird festgehalten. Ebenso lassen sich dort Rückmeldungen aus „Feedback senden“ und Antworten auf Umfragen mit ihren Bildern lesen (§ 2), aber nicht herunterladen; sie können Mandantennamen oder Beträge zeigen, wenn ein Mitglied sie dort nennt.
• Zugang zur Verwaltung hat nur der Auftragnehmer als Betreiber. Eine andere Person erhält ihn erst, nachdem sie sich in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet hat.
• Jeder Aufruf einer Seite der Verwaltung wird festgehalten. Nur eine Abfrage reiner Anzahlen für unsere Auswertung bleibt ohne Eintrag.
• Für den technischen Betrieb (Wartung, Sicherung, Wiederherstellung nach einem Ausfall) haben wir darüber hinaus Zugriff auf die Systeme, auf denen die Anwendung läuft.

Nachvollziehbarkeit

• Die Anwendung hält fest, welches Mitglied eine Datei hochgeladen, eine Datei erstellt und eine Kontenzuordnung gespeichert hat.
• Was die Anwendung im Betrieb protokolliert, enthält keine Namen, keine E-Mail-Adressen, keine Beträge, keine Buchungsnummern, keine Dateinamen und keine Dateiinhalte.

Verfügbarkeit

• Von der Datenbank werden Sicherungskopien erstellt. Für die gespeicherten Dateien gibt es keine Sicherungskopien: Eine gelöschte Datei ist gelöscht.
• Eine bestimmte Verfügbarkeit sagen wir nicht zu.

Entwicklung

• Jede Änderung an der Software durchläuft automatische Tests, bevor sie in Betrieb geht; dazu gehören Tests für Rollen, die Trennung der Konten, die Verwaltung und die Protokolle.
• Bei der Entwicklung setzen wir KI-gestützte Programmierwerkzeuge ein. Sie arbeiten mit Programmcode und erfundenen Testdaten, nicht mit Dateien oder Daten unserer Kunden.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Die Anwendung, die Datenbank mit ihren Sicherungskopien, die gespeicherten Dateien und die technischen Protokolle liegen bei IONOS in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Vertragspartner ist die IONOS Cloud GmbH, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur; mit ihr besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Technik, Betrieb und Rechenzentren setzt sie die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, ein, nach ihrer Liste der Unterauftragnehmer.

Die Dateien, die Sie hochladen, und die Daten Ihrer Mandanten liegen nur bei IONOS. Über Migadu laufen die E-Mails der Anwendung und das, was Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular schicken.