Datenschutz und Sicherheit für Kanzleien
Stand: 8. November 2026. Diese Seite beantwortet die Fragen, die eine Kanzlei klärt, bevor sie Feinsaldo im Pilotprogramm einsetzt. Feinsaldo ist in der Pilotphase. Teilnehmer des Pilotprogramms wandeln damit ihre eigenen Dateien um.
1. Software, keine Steuerberatung
Feinsaldo ist Software und erbringt keine Steuerberatung und keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes. Es schlägt keine Konten vor und trifft keine steuerliche Entscheidung: Buchungskonten, Gegenkonten und BU-Schlüssel legt die Kanzlei je Mandant in der Kontenzuordnung fest. Die Kanzlei prüft jede Datei, bevor sie sie in DATEV einliest.
2. Wo Ihre Daten liegen
Ihre Dateien und die Daten Ihrer Mandanten liegen in Rechenzentren in Deutschland.
Die Anwendung, die Datenbank mit ihren Sicherungskopien, die gespeicherten Dateien und die technischen Protokolle liegen bei IONOS in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Vertragspartner ist die IONOS Cloud GmbH, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Für Technik, Betrieb und Rechenzentren setzt sie die IONOS SE in Montabaur ein.
3. Welche Dienstleister beteiligt sind
| Dienstleister | Wofür | Ort |
|---|---|---|
| IONOS Cloud GmbH | Betrieb der Anwendung, Datenbank mit Sicherungskopien, gespeicherte Dateien, Protokolle | Deutschland (Frankfurt am Main) |
| IONOS SE | Technik, Betrieb und Rechenzentren für die IONOS Cloud GmbH | Deutschland (Sitz); EU/EWR |
| Migadu-Mail GmbH | E-Mails der Anwendung (Adresse bestätigen, Passwort zurücksetzen, Einladung, Hinweis auf eine erneute Registrierung) und unser Postfach | Schweiz (Sitz), Frankreich (Rechenzentren) |
Die Dateien, die Sie hochladen, und die Daten Ihrer Mandanten liegen nur bei IONOS. Über Migadu laufen die E-Mails der Anwendung und das, was Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular schicken. Die Anwendung nutzt keinen Dienst zur Fehleranalyse, kein Tracking und keine Inhalte anderer Anbieter. Kommt ein Dienstleister hinzu, steht er hier, bevor er Daten erhält.
Die Website feinsaldo.de liefert Cloudflare aus; das Formular außerhalb der Anwendung (Anmeldung zum Pilotprogramm) betreibt Tally. Beides steht in der Datenschutzerklärung. Cloudflare beantwortet außerdem die Namensanfragen (DNS) für die Adresse der Anwendung; Inhalte der Anwendung laufen nicht über Cloudflare.
4. Persönliche Angaben Dritter werden nicht gespeichert
Die Exporte der Plattformen können persönliche Angaben Dritter enthalten. Feinsaldo übernimmt daraus nur, was die Buchhaltung braucht: Buchungs- und Auszahlungsnummern, Datumsangaben, den Status der Buchung, Beträge, Währung und die Bezeichnung der Unterkunft. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften Dritter werden beim Einlesen verworfen und nicht gespeichert: nicht in der Datenbank, nicht in Protokollen und nicht in den erstellten Dateien. Sie stehen nur im hochgeladenen Export selbst, der nach 30 Tagen gelöscht wird.
5. Speicherdauer und Löschung
- Dateien: Ein hochgeladener Export wird 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht, eine erstellte Datei 90 Tage nach dem Erstellen. Die Löschung läuft etwa einmal täglich; eine Datei kann deshalb ein bis zwei Tage länger bleiben.
- Feedback und Umfragen: Bilder spätestens 90 Tage nach dem Senden, erledigtes Feedback nach 90 Tagen, Umfragetexte nach 12 Monaten, alles mit dem Konto sofort.
- Mandanten und Kontenzuordnungen bleiben gespeichert, solange das Konto besteht. Einen einzelnen Mandanten können Inhaber, Admins und Bearbeiter deaktivieren (nichts wird gelöscht) oder löschen: Nach 7 Tagen, in denen sich das abbrechen lässt, werden seine Dateien gelöscht und alles überschrieben, was ihn oder eine Buchung benennt.
- Konto löschen: Ein Inhaber löscht das Konto jederzeit selbst, unter „Konto“ und mit seinem Passwort. Dabei werden sofort alle gespeicherten Dateien gelöscht und die E-Mail-Adressen und Passwörter der Mitglieder sowie die Namen und Nummern der Mandanten überschrieben. Angaben, die weder zu Ihnen noch zu Ihren Mandanten führen, bleiben für unsere Auswertung gespeichert, etwa Anzahl und Summen der Konvertierungen und die Kontonummern der Kontenzuordnungen. Eine Registrierung, die 7 Tage nach der Bestätigung nicht abgeschlossen ist, löschen wir ebenso.
- Sicherungskopien der Datenbank werden 14 Tage aufbewahrt; so lange können gelöschte Daten darin enthalten sein. Für die gespeicherten Dateien gibt es keine Sicherungskopien: Eine gelöschte Datei ist gelöscht.
- Technische Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht. Was die Anwendung im Betrieb protokolliert, enthält keine Namen, keine E-Mail-Adressen, keine Beträge, keine Buchungsnummern, keine Dateinamen und keine Dateiinhalte.
6. Wer in Ihrem Konto was darf
Jedes Mitglied meldet sich mit einer eigenen E-Mail-Adresse und einem eigenen Passwort an und hat eine von vier Rollen. Ein Mitglied sieht nur die Daten des eigenen Kontos.
| Rolle | Ansehen | Bearbeiten und herunterladen | Mitglieder verwalten | Konto löschen |
|---|---|---|---|---|
| Inhaber | ja | ja | ja | ja |
| Admin | ja | ja | ja | nein |
| Bearbeiter | ja | ja | nein | nein |
| Leser | ja | nein | nein | nein |
„Bearbeiten und herunterladen“ heißt: Mandanten anlegen, ändern und löschen, die Kontenzuordnung ändern, Exporte hochladen, Dateien für DATEV erstellen und Dateien herunterladen. „Mitglieder verwalten“ heißt: Mitglieder einladen und entfernen und ihre Rolle ändern; einen Inhaber entfernen oder ernennen kann nur ein Inhaber.
7. Was wir als Betreiber sehen
Für Betrieb und Support gibt es eine Verwaltung. Zugang hat nur der Betreiber, jede andere Person erst nach einer Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform. Sie zeigt je Konto, auch in Listen über alle Konten, Status, Firmenname, Unternehmensart, Größenordnung der Mandantenzahl, Herkunft der Anmeldung, Namen, E-Mail-Adressen, Rollen und Status der Mitglieder, Adressbestätigung, Anlage und letzte Anmeldung, Vertragsfassungen, Anzahlen (Mandanten, Exporte, Dateien), Guthaben, unsere Maßnahmen, Aktivitäten (ohne Mandanten), Hinweis auf gleiche Domains und zu jeder Konvertierung Zeitpunkt, Plattform, Zeitraum, Status und Zahl der Buchungen und Auszahlungen. Sie zeigt keine Inhalte von Dateien, keine Mandantennamen, keine Beträge und keine Kontenzuordnungen, und dort lässt sich keine Datei herunterladen. Ändern können wir dort nur, was Anlage 1 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung aufzählt; alles wird festgehalten.
Ausnahmen: Feedback und Umfrageantworten lesen wir dort mit Bildern und Absender; sie können Mandantennamen oder Beträge zeigen. Wird ein Upload abgelehnt, zeigt sie Zeitpunkt, Plattform, Dateiart, Größe, Zeilen- und Spaltenzahl, Grund, Referenz und, wenn die erste Zeile als Kopfzeile erkennbar ist, die Spaltenüberschriften; die Datei nur, wenn Sie sie freigeben (14 Tage), nie ihren Namen. Diese Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht, mit dem Konto sofort.
Für den technischen Betrieb (Wartung, Sicherung, Wiederherstellung nach einem Ausfall) haben wir darüber hinaus Zugriff auf die Systeme, auf denen die Anwendung läuft. Wir nutzen ihn nicht, um Ihre Dateien zu lesen.
8. Technische Absicherung
- Die Anwendung ist nur über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) erreichbar.
- Die Dateien sind mit AES-256 verschlüsselt gespeichert und nicht öffentlich erreichbar; die Datenbank ist nur aus dem privaten Netz der Anwendung erreichbar.
- Passwörter speichern wir ausschließlich als nicht umkehrbaren Hashwert. Ein neues Passwort hat mindestens 10 Zeichen.
- Nach 5 falschen Passwörtern innerhalb von 15 Minuten pausiert die Anmeldung für diese E-Mail-Adresse für 15 Minuten. Von einer IP-Adresse aus pausiert sie nach 30 Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten für 60 Minuten.
- Eine Anmeldung endet nach 8 Stunden von selbst.
- Feinsaldo trägt kein Zertifikat und kein Prüfzeichen. Mehr: Sicherheit.
9. Keine künstliche Intelligenz (KI) mit Ihren Dateien
Die Umwandlung erfolgt nach festen Regeln und ohne KI: Dieselbe Datei ergibt mit denselben Einstellungen immer dasselbe Ergebnis. Dateien, die Sie in Feinsaldo hochladen oder uns schicken, und die daraus erstellten Dateien verwenden wir nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie nicht an KI-Werkzeuge weiter, auch nicht bei der Entwicklung, im Support oder im Betrieb der Anwendung.
Bei der Entwicklung der Software selbst setzen wir KI-gestützte Programmierwerkzeuge ein. Sie arbeiten mit Programmcode und erfundenen Testdaten, nicht mit Dateien oder Daten unserer Kunden.
10. Verträge
Mit dem Konto schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und verpflichten uns Ihnen gegenüber zur Verschwiegenheit, wie es § 62a StBerG für Dienstleister einer Kanzlei vorsieht. Die Verpflichtung folgt dem Muster der Bundessteuerberaterkammer und nennt, wie weit unser Hoster nach § 203 StGB verpflichtet ist. Dem Vertrag stimmen Sie beim Anlegen des Kontos in der Anwendung zu; dort laden Sie beide als PDF herunter. Ohne beide wird keine echte Datei umgewandelt.
Fragen
kontakt@feinsaldo.de. Feinsaldo ist ein Angebot von Atrium, Oved Sablan, Ravelstr. 9, 15831 Blankenfelde-Mahlow.